知っていると役に立つ！オフィス移転を計画しているなら覚えておきたい豆知識！
このサイトでは、オフィス移転を計画するときに知っておきたい豆知識を紹介しています。
いざ移転してしまってから後悔したりしてしまわないように、事前に準備等をしておくことが大切です。
まず最初に考えたいのが、どうして移転したいのかという理由をはっきりさせることです。
理由がなければ、新しいビルやレイアウトを的確に考えることができません。
移転後に働きやすい空間にするため、新しいビルやレイアウトを決める前にしっかり考えることが大切です。
知っていると役に立つ！オフィス移転を計画しているなら覚えておきたい豆知識！
まずオフィス移転で最初に、多くの人がオフィスビル探しをするでしょう。
しかし、ここで注意したいのがどうして移転したいのかという理由です。
理由や目的をはっきりさせないと、オフィス移転してからこんなはずではなかったと後悔することも珍しくありません。
例えば、通勤のしやすさを考えるなら駅の近くで物件を探すべきです。
車通勤の社員が多くて、駐車場やオフィスの広さを求めるなら郊外が人気になってきます。
このように、目的が違うと選ぶべき物件が変わってくるので注意が必要です。
求める条件を並べて、一つでも多くの条件にマッチした物件を探せるようにすることが豆知識です。
オフィス移転で実現する新しい働き方に対応したレイアウト
現在のオフィスがもうひとつ使い勝手が悪いと感じている場合、オフィス移転はそれらの問題を改善できる絶好のチャンスです。
昨今ではワークライフバランスが重視された新しい働き方が注目され、お仕事をする環境が大きな役割を占めています。
特にレイアウトは重要で、狭い場所に備品を詰め込んで圧迫感を覚えたり移動の妨げになるのなら、心身共にビジネスの効率を下げてしまいます。
そこで、導線を確保したレイアウトならば、スムースに移動できるだけではなくゆったりとした気持ちになり全体的なパフォーマンスを向上させます。
また、オフィス内を見渡せる開放感のある空間づくりを心がければお互いに顔が見えることからコミュニケーションも密になり、チームワークの醸成や、いち早く疑問点や問題点について報告したり、新たなアイデアを伝えてスピード感を持って新商品やサービスの企画やビジネス化を進めることができるなど様々な効果をもたらします。
オフィス移転をきっかけに環境が好転した結果、営業時間内に効率的に業務が完了でき、空いた時間で余暇を楽しんだりスキルアップのために勉強する時間に充てるなど公私共に充実した毎日を過ごせます。
見積もりを比較したいオフィス移転の費用
繁忙期などは引越しをしようにも費用が高くなっていることから、二の足を踏んでしまうことも少なくありません。
特にオフィス移転では見積もりをとって最低限に抑えたい気持ちがあるので、業者の比較をすることは絶対にやっておきたいところです。
費用を抑えるにはどのような準備が必要なのかというと、自分で梱包できる荷物は準備しておくことになります。
段ボールなどに詰めたりビニールテープで巻く作業を先にやっておくと、荷物を運ぶだけなので安くすることができます。
また必要なオプションではインターネット環境の接続をやってもらうこともできますし、予定時間通りに仕事をしてくれる業者だとオフィス移転は簡単です。
総合的な料金はもちろん、黙々と作業をしてくれるスタッフなどがいると、安心できるので口コミサイトを利用することも一つの方法といえます。
比較することで半額に抑えることもできますし、コストパフォーマンスを考えると安くできるに越したことはありません。
効率的にオフィス移転を進めるための準備
オフィス移転を効率的に進めるためには、事前にしっかりとした準備をしておくことが重要なポイントです。
オフィス移転をスムーズにおこなうために特に重要となるのは、移転先の建物をオフィスとして使用するための、建物のレイアウトです。
これまで使用していたオフィスとは大きさや形状が大きく違う場合には、レイアウトも大幅に変更しなくてはいけなくなるので、何も準備をしていないと決めるまでに非常に時間がかかってしまうこともあります。
移転先のオフィスのレイアウトを、できるだけ時間をかけずに決めるためには、働くうえでどのようなことが重要になるかをしっかりと考えておく必要があります。
室内の移動のしやすさなども重要であり、必要な施設を全て設置できるかどうかも重要なポイントです。
効率的にレイアウトを決定するためには、授業員の意見を聞くことも大切です。
多くの従業員から直接話を聞くことで、仕事をするうえでオフィスに何が必要であるかを正確に把握できます。
オフィス移転コンサルが提供するサービス内容
オフィスの移転は会社にとっての重大なイベントの一つです。
しかし、限られた時間の中で物件を選び、引っ越しや工事の手配をするなど様々な仕事が必要となります。
通常業務をこなしながらこれらの業務を行うのは困難です。
そんな時にオフィス移転コンサルの出番です。
彼らはオフィス移転の専門業者なので、安心して任せることができます。
オフィス移転コンサルが提供するサービス内容にはまず、不動産の鑑定があります。
物件選びのアドバイスやコストの試算などのサポートを受けられます。
また、プロジェクトマネジメントといったサービスもあります。
通常業務に支障をきたすことなく円滑に進められます。
更に働き方や課題の分析・調査もしてくれます。
企業の規模や業務内容によってオフィスのプランは異なります。
そこで、当該企業にとって最適なオフィスプランを考えてくれます。
他にも、企業のイメージに沿った設計・プランニング、オフィスの家具等の選定・調達も行います。
移転時だけではなく、その後のアフターフォローなど様々なサポートもしてくれます。
オフィス移転をするならWi-Fiが便利なところに
今いる場所からオフィス移転を検討しているなら、Wi-Fiが便利なところがおすすめです。近年、ビル自体にそういうサービスを付加要素として付けて、テナントに入る会社を増やしているビルが増えています。
ネット自体は会社なら必ず引くものですが、それとは別にビルがWi-Fiを用意してくれていると、通常の事務所エリア以外にも電波が飛んでいることもあり、かなり嬉しい要素なのです。
今オフィス移転をするというなら取引先との距離などが問題になるかもしれませんが、それとは別にこういったものがあると選択肢に入りやすいのではないでしょうか。
そもそもWi-Fi自体が新しい技術なのでビルもそれなりに新しく綺麗でしょうし、ネット設備が古いという事もないのはそこからも分かります。
引っ越しは大変なもので、作業が完了したとしてもしばらくバタバタするものですが、こういった一つの要素で少しでも楽しみがあるのは、またいつもと違ったワクワク感があり嬉しくなるのです。
オフィス移転での引越の必要書類は何が必要か？
オフィス移転は会社にとっても大きな転機の一つですが、スケジュールや引越の必要書類準備など、やらないといけないことは多くあります。オフィス移転が決まった時のチェックする項目を紹介していきます。
まずはオフィスの解約手続きの書類を準備する必要があります。解約通知書を作ることにより、敷金や委託金を返却してもらい賃貸契約書を確認するのです。
新居の方は入居可能時期を確認します。そのうえで、引っ越し業者と見積もりを取ります。荷物をどれだけ移動させるかがポイントとなるのです。
打合せ日程を決めて、移転先オフィスに持っていく荷物量は搬入の経路・引っ越し当日のスケジュールを確認しておくとスムーズになります。
次に移転先の住所を書いたお知らせのはがきを準備しておくことになります。取引先の雰囲気を考慮しながら、新しい連絡先と移転日を入れておくのがマナーです。ホームページやメールの住所も変更しておくと、よりスムーズになるでしょう。
顧客優先で決めるオフィス移転のプランの構築
企業がオフィスを移転する動機としては、社員が増えて手狭になることが挙げられます。そのためにオフィス移転では、これまでよりも面積の広い賃貸事務所を探すことが大きな課題です。
しかし社員に増加に加えて、取引先へのコメ細かいサービスを考えてオフィス移転を検討する企業も増えています。顧客優先で決める場合には、取引先の企業が多いエリアで物件を見つけることが大きなテーマです。
引っ越しを総合的に支援する会社を活用するのが、手ごろな移転先をスピーディーに決定するコツです。更に取引先の担当者が本社を訪問する機会が多い場合には、アクセスも重視して物件を選ぶことが肝心です。
駅前にある賃貸オフィスや駐車場完備の物件は、顧客優先で移転先を決める関係者にも好評です。本社の移転では業務への影響を最小限に抑えることも重要であり、早期にスケジュールを考えるべきです。
荷造りなども含めて計画的に準備作業を進めることが、顧客を重視しながらオフィスを移転させるコツです。
オフィス移転を成功させるには今より広い事務所を選ぶこと
オフィス移転を考えているのであれば、今より広い事務所であるかどうかを最優先にすることをお勧めします。なぜならば事務所の床面積が狭いと、業務効率が低下するおそれがあるからです。
狭い事務所では物も充分に置くことができず、今後事業が拡大しても追いつきません。ある程度スペースに余裕のあるところを選んでおけば、事業拡大した時にもすぐに対応することができるでしょう。
このように後々のことを考えてできるだけ広いところを選んでおくのが良いというわけです。
今より広い事務所をオフィス移転の際に選ぶことには、他にもメリットがあります。働くための空間を広々としたものにすることで、落ち着きやリラックス感を感じることができるようになるというものです。
物がたくさん詰め込まれた空間というのは圧迫感が強いため、そのような場所に長時間いると精神的にも参ってしまうことでしょう。
しかし少しでも広めの事務所を選んでおけば、そこで働く同僚達の心を癒すこともできるはずです。
事業拡大でオフィス移転をする際には顧客の駐車場確保も大切です
事業拡大によって、これまで借りてきたオフィスが狭くなったタイミングでオフィス移転を検討することが一般的です。
移転先は慎重に選ぶ必要性があり、以前よりも広い坪数の物件を探す方法では、家賃額が高過ぎる問題や、商業ビルの場合では階数を希望に合わせることに時間を費やしてしまうことがあります。
ネット上からでも賃貸オフィスは探すことができるので、希望している条件に適合する物件をピックアップした上で、不動産会社に依頼をして内覧をする方法で契約することはできます。
この時点で条件に入れるべき内容もあり、顧客の駐車場確保をあげられます。以前は駐車スペースが無かった場合でも、事業拡大によってオフィスを訪れる方が増えると見込んだ場合、最低でも3台分の駐車場を確保できれば最適化できます。
もしもオフィス移転で駐車場がないという物件の場合、その時点で諦めてしまうのではなく他の手段も検討することはできるので調査を行うことでクリアできる可能性はあります。
例えば近隣に月極駐車場があれば必要台数分を契約する方法もあり、コインパーキングや立体駐車場が近隣にあれば、提携先として契約を結ぶ方法で顧客の駐車場確保は行えます。
提携することにより顧客側は無料で利用できるので、訪れる顧客を増やせる条件は整い、売り上げアップにつながる可能性も十分にあります。
